プロが教える！ 電子申請導入のポイント
第3回
離職票の紙申請と電子申請の違いについて
違いを知って手続き申請をスムーズに！
- ＃雇用保険
- ＃離職票
ここがポイント！
- 紙申請と電子申請では、署名・捺印、文字数制限、旧字体の取り扱いなどに違いあり
- Charlotteなら、公文書の管理も楽・e-Govにはない管理上のメリットあり
社会保険労務士法人アールワンの西嶋です。
2020年4月から大企業の電子申請の義務化がスタートしました。
従来から紙申請をメインとしていた企業にとって、システムの選定、電子証明の取得、業務フローや社内ルールの整備など大変なことが多かったと思います。
電子申請の導入によって、役所に出向く、手書きで申請書類を作成する手間がなくなりますので、紙で申請していた時に比べて、作業時間が大幅に短縮されます。
これは電子申請の大きなメリットです。
しかし、電子申請は紙で申請していた時と異なる部分があります。例えば、いざ申請を行う際に戸惑うことや、申請しても手続きが返戻になってしまうことがあります。
そうならないために今回は離職票申請時の紙申請と電子申請の一般的な違いについて4点お伝えします。
目次
1. 離職票（安定所提出用）でのご本人様の署名・捺印は不要
紙申請の場合
紙で申請を行う際に以下の2か所にご本人様の署名・捺印が必要。
電子申請の場合
出勤簿、賃金台帳、「離職票の記載内容に関する確認書」、「事業主の疎明書」の照合省略が可能となります。(通称：マルカン)
※認可を受けるには要件を満たす必要があります。
なお、照合省略の許可を受けていない場合はご本人様から署名・捺印は不要ですが、代わりに「離職票の記載内容に関する確認書」を申請時に添付して申請を行います。（本人確認が取れない場合は、「事業主の疎明書」を添付します）
※添付がない場合、返戻となりますので注意しましょう。
2. 文字数制限が発生
紙で申請を行う際は、文字数を気にしながら記入する必要はありませんでしたが、電子申請の場合、文字数の入力制限があります。
住所等について
文字数を超えることは少ないと思いますが、”マンション名”が長いことにより文字数超過する場合があります。
部屋番号を記載すれば”マンション名”を省略する事が可能です。
備考について
特に多いのが備考の文字超過です。
例えば、私傷病により〇〇/〇〇～〇〇/〇〇まで〇〇日間欠勤などです。
備考欄に文字超過する場合は、賃金に関する特記事項へ入力すれば申請が可能です。
Charlotte画面1
3. 旧字体が利用不可
紙申請の場合
氏名・住所に旧字体 「髙（ハシゴダカ）、﨑（タチザキ）」等が含まれていても記入して申請可能です。
電子申請の場合
旧字体を使わずに、常用漢字に置き換えて申請を行う必要があります。
社会保険の取得手続きの際は、備考に旧字体である旨を明記するか、添付を付けて申請を行ってください。
旧字体のため、出力ができない文字が1文字でも含まれると、保険証は原則全てカタカナ表記となります。
※詳細は、e-GovHP「使用可能文字一覧」を参照ください。
4. 公文書の保管は、データ管理で楽々
紙申請の場合
ハローワークの窓口で申請を行い、その場で受理され、離職票1・2の「被保険者用」と「事業主用」控えが発行されます。
個人情報記載されている書類を大きなカバンで手運びし、受付で控えが発行されるまでロビーで待つ。
その後、書類をもって会社へ帰社。かなり時間と精神的負担もかかる作業です。
電子申請の場合
自分のデスクのパソコンが窓口となり、座りながら申請が可能です。
後日ファイルデータ（PDF）にて”公文書”という名称で離職票1・2の「被保険者用」と「事業主用」控えが発行されます。
ポイントは発行された後です。データで発行されるため、控え書類の保管で場所を取ることもなくなり、過去の手続き履歴の参照も時間がかかりません。
ちなみに、各手続きの保管期限は、以下のように義務付けられています。
- 労働保険関係……3年
- 雇用保険に関する書類……2～4年
- 健康保険・厚生年金に関する書類……2年（資格取得・喪失など）
どのように”公文書”が発行されるのか？
◆e-Govの場合◆
雇用保険は1人1ファイルずつ（被保険者用、事業主控え）が戻ってきます。
社会保険は申請人数にかかわらず、1ファイルで公文書が戻ってきます。
※ファイル名は到達番号＋枝番号＋手続き名称で戻ってきます。
このままだとファイルを開いてみないと、誰の申請かわからないため、内容を確認してファイル名を変更し、管理をする作業が発生します。
図1
◆Charlotte（シャーロット）の場合◆
保険申請種類にかかわらず、1人1ファイルずつダウンロードが可能です。
また、ファイル名の決まりを事前に設定をする事で公文書取得後、ファイル名変更作業が発生しないため、管理が劇的に楽になります。
図2
取得した”公文書”は「Charlotte POST」を使用すれば、人事労務担当者は従業員へメール1通で公文書を送ることが可能となります。
従業員は自ら公文書がどこからでも自分のタイミングで確認する事が可能です。
離職票の公文書を印刷し、退職された方に郵送する手間や費用を削減できますので非常に便利です。
まとめ
紙申請との違いを知っておくことで電子申請のメリットをさらに活かせます。
電子申請の導入は作業効率を大幅に改善するだけではなく、属人化しがちな社会保険申請業務も見える化が図れます。
次回も離職票についてお伝えします。離職票は申請内容（退職理由）よって、入力方法・添付書類が異なりますので、申請がスムーズにできるようご案内していきます。
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