導入事例

株式会社クスリのアオキ様

社会保険申請の業務効率化に向け、いち早く電子申請移行に着手され、2019年9月よりCharlotteをご活用頂いております。今回はバックオフィス業務の効率化へ向け、社内改革を成功されたクスリのアオキ様にCharlotteの活用状況をお聞き致しました。

【導入決定】株式会社クスリのアオキ

株式会社クスリのアオキは、石川県白山市に本社を置き、北信越・東海・北関東・東北・近畿にドラッグストア（薬店）チェーンを展開する企業。医薬品・化粧品・日用雑貨などの近隣型小売業、調剤業務を中心に全国約600店舗以上のドラックストアを運営しており、広きにわたり地域社会に貢献し続けている企業です。
ハピコム（旧イオン・ウエルシア・ストアーズ）に加盟。持株会社の株式会社クスリのアオキホールディングスは東京証券取引所第一部に上場している。
株式会社クスリのアオキ様　https://www.kusuri-aoki.co.jp/

Charlotte導入の理由は、イメージどおりのソリューションだと感じたから

── Charlotte（シャーロット）ご導入までの経緯をお聞かせください

渡邊様　弊社では、長年、社会保険業務を顧問社労士に委託していたのですが、企業の成長と共に従業員数が増え、同様に届出件数も増加の一途をたどっていました。そのうち、関係書類を顧問社労士へお渡しするときには、すでに提出期限を徒過してしまい、従業員に不便をかけることが多くなりました。

そのため、提出期限の厳守と素早い対応を目指そうと、社会保険手続の内製化を検討したことがCharlotteに出会うきっかけとなりました。

内製化に当たっては、紙やe-Govに直接入力するやり方では対応し切れないと思い、使い勝手が良いと聞いたe-Gov連携した、APIソフトを探しました。最初は、プロユースのソフトを検討していたのですが、操作性に違和感があって選定を決めかねていました。

そのような中、展示会でたまたまCharlotteを見つけ、担当者に話を聞いてみたところ、イメージどおりのソリューションだと感じました、早速、自社内で話し合い、1か月足らずでCharlotteの導入を決めることとなりました。なお、Charlotte導入までの1か月間はe-Govに直接入力して申請したのですが、あまりに煩雑すぎて、当時の記憶がありません。（笑）

株式会社クスリのアオキ　中村様、澤田様、渡邊様、長谷川様

実務担当者も実感、ストレスフリーな操作のしやすさ

── ご検討される中で、「Charlotte（シャーロット）」の選定ポイントは何でしたでしょうか？

渡邊様　電子申請ソフトを利用する際に懸念していたことは、紙の申請時とは全く違う操作画面複雑な申請処理フローのために、ソフトに馴染めないのではないかということでした。しかし、Charlotteの場合、申請ステップも少なく、とてもシンプルな構造となっていること、編集画面も紙のフォーマットとほぼ同じなので、とても操作しやすい印象を持ちました。

澤田様　実際に導入後も、操作時に時間が掛からず、サクサク操作できるのでストレスフリーの状態で申請を行っております。そこも本当に感謝しております。あと画面のレイアウトですね。届出書のレイアウトと画面が同じなので、ハローワークに相談するときにも、編集画面のまま相談ができることが非常に使いやすく便利です。

CSVでの一括申請・一括取得が可能、今の体制で十分対応できる

渡邊様　弊社は被保険者数が多いので、複数の申請データをCSV形式で一括申請でき、また、公文書を一括取得できる機能はソフト選定の上での重要ポイントでした。

── Charlotte（シャーロット）を導入決定後はいかがでしたでしょうか？

渡邊様　長らく社会保険事務から遠ざかっていたため、膨大な件数を処理しきれるのかという不安はありました。しかし、実際にCharlotteを使ってみると、視覚的、直観的に操作できましたので、サポートへの問い合わせはほとんどしなかったと思います。

── 確かに御社からのサポートにお問い合わせいただきたました回数は、最初の一ヵ月に4回、翌月1回のみでした。

渡邊様　操作が簡単だからです。おかげ様で、着手からわずか1か月で安定的に業務を行えるようになりました。

── 今後、体制を強化される予定はありますか？

渡邊様　いえ、今の体制だけで十分対応できると思っています。かなり生産性があがっているということですね。従業員の出入りが比較的多い業種ですが、今のところ、社員1名パートタイマー2名で社会保険手続をこなしています。

── 実際にお使いいただいて良かった点があれば教えて下さい。

澤田様　弊社では、パートの社員さんに申請書類を作成して頂き、最終確認は正社員が行っております。ただ、e-Govを利用した場合、電子証明書とボタン1つあれば誰でも申請出来てしまう為、懸念がありました。e-Govで一々電子で作成したデータを保存や印刷して、確認して…など、確認フローを入れる為に、時間や手間がかかっておりました。

── 電子申請なのにペーパーレス化できないのは何か違いますね。

澤田様　Charlotteだと「編集しかできない人」「それを承認できる人」に分けて、紙の申請と同じフローで作業ができるので、安心して作業分担することができました。

Charlotteの予約機能で、申請作業の前倒しが可能に

── ちなみにお話いただけなかったので、あえてお伺いしますが、以前、大変ご評価いただきました「予約機能」は如何でしょうか？

澤田様　普通に使いすぎていて、忘れていました（笑）。もう予約機能なしで申請作業は考えられません。とても便利です。

【POINT】予約機能

Charlotteには、定められた申請期間（例えば、事実があった日の10日以内）以外でも申請作業を行うための予約機能が標準搭載されている。
例えば4月30日が退職日の社員がいた場合、通常電子申請でも5月1日～10日の間に申請を行う必要があるが、予約機能を利用することで、4月1日に申請作業を完了させることが可能となる。

これにより、いままで時間の拘束を受けやすかった申請作業が労務担当者の都合の良い時間に作業を行うことができるようになる。

── Charlotte（シャーロット）に今後、ご期待いただけることがあれば教えて下さい。

澤田様　正直、最初はエラーチェックとかも弱い部分がありましたが、バージョンアップを重ねていただいているうちに、どんどん便利になっていく事が実感できています。更なるチェック機能の強化をお願いします。

── 株式会社クスリのアオキの皆様、ご協力ありがとうございました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。