弊社は西鉄グループの人事・給与・福利厚生・安全衛生に関するシェアードサービス会社です。
社会保険業務については外部の社会保険労務士法人に委託しているものの、大量の書類やり取りが煩雑であることを課題として認識しており、アウトソーシング先も含めたワークフローの見直しを検討しておりました。検討を進める中、株式会社ユー・エス・イーが提供するクラウドサービス「Charlotte（シャーロット）」を活用することで、課題の解決に加えて、さらなる作業効率等への効果が期待できると判断し、採用するに至りました。

「Charlotte（シャーロット）」を選定した主なポイントは、
導入時、導入後も大きな投資、手間がかからないこと

第一は、既存の人事給与システムとの連携が可能で、かつシステムのカスタマイズが必要でないことから短期間、低コストで導入できることです。また、西鉄グループでは、会社規模の大小や制度の複雑さに応じて異なる人事給与システムを利用しています。そのため、それぞれのデータをどのように連携するかが課題でした。二つのシステムからの連携ともなると、通常は準備に膨大な時間やコストが発生してしまいます。今回採用した「Charlotte」では、連携対象が複数の場合でも、データの連携が可能となっており、導入までの時間・コストを比較的安価に抑えることができました。

さらに維持の面でも「Charlotte」では、法改正対応なども意識しなくても自動で更新されるため、当社側の法改正時の対応のための体制も最低限に抑えられることも大きな魅力でした。

組織や業務フローを変えずに作業の効率を高められる機能が優れていること

次に、一般的にシステムを導入する際には、人材配置やワークフローの見直しに大きな手間がかかるのですが、「Charlotte」を導入する際は、その懸念はありませんでした。一つ例を挙げると、私たちは申請業務を社会保険労務士法人に委託しておりますが、「Charlotte」に備わる「申請・承認権限機能」を活用すれば、現在の担当やフローを変えることなく、ペーパーレスで社会保険労務士法人との情報連携がスムーズに行える手順整理ができました。また、「Charlotte」上で業務全体の進捗情報を共有できるので、業務が停滞していないか関係者内での“見える化”のしくみを自然につくることができることも評価のポイントでした。

また、企業としてリスクの一つとして考えるマイナンバーの取り扱いについて、可能な限りマイナンバーに触れずにマイナンバーを付与した申請ができるマイナンバー自動連携機能は非常に魅力的でした。

実務担当者にとって使いやすくシンプルな設計

電子申請の義務化は、従来のやり方を見直す好機であるとも、捉えておりました。機能面・運用面・費用面・安心安全面から評価したのは当然のことながら、それ以上に“実務担当者に優しい”システムだと感じたことも大きなポイントになりました。

提出期限の厳しい業務に対して、事前申請ができるなど、労務担当者の働き方をサポートする「しくみがシンプルで利用者にやさしい」。これが「Charlotte」を選定した理由となります。