株式会社ユー・エス・イー（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：吉弘 三男）が提供する、労務担当者に向けた社会保険申請とその周辺業務を支援するクラウドサービス「Charlotte（シャーロット）」は「個人住民税 特別徴収税額通知（納税義務者用）」（以下、通知書）を従業員へ自動電子送付するサービスの提供を発表する。

従来の「個人住民税 特別徴収税額通知」での課題

従業員が居住する各自治体から企業に通知書が郵送されてくるため、それを各従業員に郵送する業務が発生し、封入や郵送の労力や「郵送管理」にも苦慮している企業が多い。

「個人住民税 特別徴収税額通知」の受け取り方法の追加

地方税共同機構より令和６年度から通知書の受取方法の選択肢が増え、電子データで受け取ることができるようになるとの発表が行われた。

紙から電子データ化されても残る課題

電子化されたことによりペーパーレス化は期待できるが、送付作業自体は、個別に郵送していた作業がメール等での送付作業に変わるのみで、大幅な効率化は期待できない。通知書は暗号化された電子データ（ZIPファイル）で届けられるため、従業員自身で専用サイトからパスワードを取得し、復号化を行うひと手間が必要になる。
さらに、このZIPファイルは標準ツールでの解凍ができない特殊な形式で暗号化されているためWindowsやAndroidを利用している従業員は解凍ツールのインストールが必要となる。
これらのことから従業員の負担やサポートを考えると安易に電子データでの受け取りを選択できないという現場の声を多数耳にする。

Charlotte TaxとCharlotte POSTで「個人住民税 特別徴収税額通知」の送付を自動化

今回Charlotteに追加されたサービスでは、上記の課題をすべて解決し、労務担当者の「郵送作業ゼロ」「管理作業ゼロ」を実現する。
さらに、解凍ツールのインストールも不要のため、従業員からの問合せや、相談に対する負荷を大きく削減することが期待できる。また、ITが苦手な従業員に向けては、操作手順を動画提供することにより、スムーズな導入を支援していく仕組みを用意する。

さらに「個人住民税 特別徴収税額通知」業務では、通知書郵送業務以外に人事給与システムへ通知された住民税額を反映する業務がある。
従業員が居住する各自治体から個別に通知されてくるため、人事給与システムへ住民税額データの反映も負担になっているという話も耳にする。本サービスでは、個別で通知される「データの管理」や「反映手段」も機能化しており、各企業の抱える課題を自動通知と併せて解決ができる。

今後も、株式会社ユー・エス・イーではCharlotteを中心とし「個人住民税 特別徴収税額通知」の電子化を含めた行政が進めるデジタル化方針にいち早く対応を行い、企業の労務業務DXの加速を支援していく。

労務担当者のDXを支援するクラウドサービス「Charlotte」について

Charlotteは、人事給与システムのデータを上手に活かし、社会保険や国税、地方税の電子申告・申請（139の手続き）を簡単に行うSaaS型クラウドサービス。
26を超える人事給与システムとの連携実績があり、企業の必要としている機能が充実している。さらに、申請周りで発生する従業員への書類回収～申請書への自動添付・公文書の自動郵送も効率化できるサービスで、本来の申請業務に注力できる働き方をサポート。利用企業からは「大量な数の申請を取り扱う稼働時間が75%カットでき、社員のケアなど、その他さまざまな企業活動の時間を創出できた」という声もあがっている。

ただの電子申請ソフトではないCharlotteは、従業員との「メッセージ・書類」のやり取りまで全てデジタル化し、労務のDX化を支援する。

▼プレスリリースはこちら
http://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000045.000004207.html