株式会社ユー・エス・イー（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：吉弘 三男）が提供する、社会保険・雇用保険の電子申請を支援するクラウドサービス「Charlotte（シャーロット）」は、公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」を拡張し、従業員から書類の回収が可能なサービスを3月3日より提供開始する事を発表致します。

開発の経緯

公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」をご提供する際に、労務のご担当者様からこのコロナ禍において従業員とのやり取りに関する課題のご相談を多くいただきました。

例えば、普段なら育児休暇中の方から相談の電話が寄せられますが、在宅作業だとそもそも相談の電話を受けられず、会社から出社規制が出るなか出社して対応する必要があるとのこと。ただ、寄せられるのは殆ど同じ相談内容で、何十回も同じ説明をする状況に本当に苦労され、なんとか解決したいとご相談をいただきました。確かにメールリングリストなどを作り、一斉に通知するにも、育休の対象者は変化するため、メーリングリストの変更手続き等も大変でしょうし、企業によっては休職中の社員が会社メールを閲覧できない場合も考えられます。また、ご担当者様もコロナ禍にテレワークで申請業務を対応しようとする中、手続きに必要となる添付書類をメールで受け取っていたが、メールで受信する資料が膨大となり、資料管理が煩雑化し、生産性が上がらず困っているとのご相談もいただきました。

そこでこれらの課題を解決するべく、今まで企業から従業員への情報提供サービスである「Charlotte POST」を更に拡張し従業員への連絡通知、添付資料の依頼から回収までを簡単に行える「Charlotte POST EE」の開発に至りました。

従業員とのコミュニケーションサービス「Charlotte POST EE」について

３つの便利な機能

●社会保険申請に必要な添付ファイルの提出依頼～添付までを自動化・電子化
　　・労務担当者は通常手続きの際に簡単操作で従業員へ添付ファイルの提出依頼
　　・従業員は依頼が来たらスマホで写真を撮ってアップ
　　・労務担当者は提出状況を一覧で確認。届いてない資料の確認・催促も簡単
　　・確認した資料をワンクリックで手続きに添付

●ライフイベント（育休、退職など）の対象社員にだけ一斉にお知らせ通知が可能
　　・Charlotteの管理機能から対象者が自動で抽出されるので管理が簡単

●従来のCharlotte POSTの機能を全て網羅
　　・公文書の自動通知
　　・社員一人ひとつのPOSTの設定だけでなく、支店や店舗単位の集合POSTも作成可能
　　・公文書以外のファイルでも送付可能

実際の流れ

「Charlotte」とは

Charlotteは、人事給与システムのデータを上手に使い、社会保険・雇用保険の電子申請業務を支援するクラウドサービスです。オールクラウドで提供しており、新しい資産の導入や管理が不要なほか、パソコンにソフトのインストールが必要ありません。
また、複雑な操作なく、直感的な操作で申請が行えるため、導入決定から実運用までが非常に短期間でスムーズに導入が行えます。ご利用者様からは「大量な数の申請を取り扱う稼働時間が75%カットでき、社員のケアなど、その他さまざまな企業活動の時間を創出できた」という声をいただいております。

▼詳細はこちら
https://use-charlotte.jp/charlotte-post-ee/

▼プレスリリースはこちら
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000034.000004207.html